Zodra het voorjaar aanbreekt, ontstaat op veel HR-afdelingen het idee om het personeel te verrassen. Een nobel streven, maar de uitvoering loopt vaak spaak op de inkoopstrategie. Bedrijven denken geld te besparen door zelf naar de groothandel te rijden, mandjes te vullen en er een geel lintje omheen te knopen. De realiteit is dat dit juist een bijzonder dure manier is om waardering te tonen.
Reken even mee. Een officemanager is al snel een middag bezig met het vergelijken van prijzen, naar de winkel rijden, eieren sorteren en dozen inpakken. Die uren kosten het bedrijf honderden euro's aan puur loon. Deze verborgen kosten verdwijnen in de marge, maar ze drukken zwaar op de begroting. Uitbesteden klinkt in eerste instantie als een luxe, maar blijkt onderaan de streep vrijwel altijd voordeliger. Je koopt schaalvoordeel in dat je als individueel bedrijf simpelweg nooit haalt.
Een andere enorme kostenpost is de distributie. Sinds het thuiswerken een vaste vlucht heeft genomen, is de reflex ontstaan om cadeaus direct naar de huisadressen van medewerkers te sturen. Een doosje versturen via pakketpost kost al snel zeven euro per stuk. Vermenigvuldig dat met vijftig medewerkers en je inkoopbudget verdampt aan postzegels en karton.
Laat in plaats daarvan één pallet op kantoor afleveren. Koppel het uitdelen aan een bestaande teammeeting of een informele paasborrel. Je bespaart zo een aanzienlijk bedrag aan verzendkosten. Tegelijkertijd creëer je direct een moment van verbinding op de werkvloer, iets wat een eenzame pakketbezorger aan de voordeur nooit kan evenaren.
De grootste klapper maak je niet bij de leverancier, maar bij de Belastingdienst. De fiscus ziet cadeaus voor het personeel namelijk als loon in natura. Als je dit administratief niet goed regelt, betaal je over de waarde van het geschenk een eindheffing van 80 procent. Dat maakt dat leuke gebaar ineens peperduur.
Zorg er daarom voor dat deze uitgave binnen de vrije ruimte van de Werkkostenregeling (WKR) valt. Er gelden specifieke percentages over de totale loonsom die je onbelast mag verstrekken aan je medewerkers. Controleer de actuele marges, voorwaarden en rekenvoorbeelden rechtstreeks op de website van de Belastingdienst over de werkkostenregeling om dure fiscale verrassingen achteraf te voorkomen.
Bedrijven hebben vaak de neiging om alles te willen voorzien van hun eigen huisstijl. Een lintje in de bedrijfskleur, een geprinte kaart met het logo erop of een unieke sticker op de doos. Die drang naar personalisatie drijft de prijs per eenheid stevig op. Drukkers rekenen instelkosten per kleur en handmatige handelingen worden keihard doorberekend in de eindfactuur.
Werknemers hechten daar veel minder waarde aan dan het management denkt. Ze kijken naar wat er daadwerkelijk in de doos zit. Het zal ze een zorg zijn of de wikkel exact overeenkomt met de pantone-kleur van de bedrijfswebsite. Laat dat dure maatwerk los en profiteer van standaard ontwerpen.
Dan de inhoud zelf. Een doos met vijftien kleine, goedkope chocolaatjes van onbekende merken voelt als een troostprijs. Kwaliteit wint het hier altijd van kwantiteit. Geef liever de helft van het budget uit aan één gigantisch, luxe bakkers-ei in een strakke verpakking. De waarde die de medewerker ervaart is veel hoger, terwijl je inkoopprijs daalt.
Oriënteer je liever op een kant-en-klaar paaspakket samengesteld door professionals. Dat scheelt aanzienlijk in de opstartkosten en het garandeert een luxe uitstraling die een zelfgeknutseld mandje uit de supermarkt simpelweg mist.
Het budget dat je overhoudt door slim in te kopen, standaardisatie te omarmen en de logistiek centraal te houden, kun je beter gebruiken om goede bitterballen te bestellen voor die borrel waarop je de pakketten persoonlijk overhandigt. Een stevige handdruk en oprechte aandacht op de werkvloer doen namelijk veel meer dan een anoniem pakketje dat door de regen bij de buren is afgeleverd.
Terug naar overzicht